Quelles tâches pouvez-vous automatiser?
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<p>Gérer son entreprise en solo demande de porter plusieurs chapeaux à la fois: service à la clientèle, administration, marketing… et la liste continue! C’est ce qui rend la gestion du temps si cruciale pour les travailleurs autonomes. Heureusement, certains processus répétitifs peuvent être automatisés pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment: vos clients et votre expertise. <br />
L’automatisation de certaines actions clés de votre quotidien vous fera économiser des heures précieuses chaque mois et réduira le risque d’oublis, tout en offrant une expérience plus fluide et professionnelle à vos clients. C’est aussi une excellente façon d’éviter l’épuisement et de diminuer votre charge mentale.<br />
Dans cet article, découvrez quelques exemples de tâches que vous pouvez facilement automatiser pour gagner du temps, rester organisé et faire croître votre entreprise, sans en avoir par-dessus la tête.</p>
<h2>L’envoi de factures</h2>
<p>Un bon système de facturation est une ressource précieuse pour automatiser certaines tâches de votre comptabilité. Si vous travaillez avec un client qui a des besoins récurrents, vous pouvez programmer l’envoi automatique de ses factures à l’intervalle de votre choix grâce à un logiciel de facturation comme Momenteo. La facture partira toute seule, sans que vous ayez à lever le petit doigt! Cette automatisation vous fait non seulement gagner du temps, mais libère aussi votre esprit, puisque vous n’aurez plus à vous soucier d’oublier une facture.</p>
<p>Saviez-vous que vos clients peuvent également vous payer directement à partir de la facture si vous connectez votre compte PayPal, Stripe ou Square à Momenteo? Plus besoin de gérer les virements Interac ou de vérifier quotidiennement votre compte bancaire. Vous gagnez ainsi un temps précieux chaque mois, tout en renvoyant une image plus professionnelle.</p>
<h2>Le suivi des dépenses</h2>
<p>En tant que travailleur autonome, vous devez probablement classer de nombreuses <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/4-trucs-pour-mieux-gerer-ses-depenses-dentreprise" target="_blank">dépenses</a> dans différentes catégories. Une tâche fastidieuse, surtout si vous la faites à la main! Heureusement, si vous avez des dépenses récurrentes, Momenteo vous permet de les programmer en quelques clics. Elles seront automatiquement ajoutées à votre liste selon l’intervalle de temps que vous aurez choisi.</p>
<p>Avec des applications comme Shoeboxed, vous pouvez aussi photographier vos reçus, puis obtenir des rapports détaillés de vos dépenses. Ces données financières sont alors centralisées, classées et facilement exportables, ce qui vous sauvera bien du temps! Vous serez ainsi certain d’avoir évité les erreurs de retranscription et vous faciliterez la production de vos déclarations fiscales.</p>
<h2>La planification des rendez-vous</h2>
<p>Fixer des rencontres avec des clients peut rapidement devenir un casse-tête et impliquer de longs échanges de courriels. Vous pouvez automatiser cette prise de rendez-vous avec un outil comme Calendly. Votre agenda se met à jour en temps réel en fonction de vos disponibilités, et vos clients peuvent réserver uniquement les plages horaires où vous êtes libre. Ces rencontres s’ajoutent ensuite automatiquement à votre calendrier sans que vous ayez à intervenir. Vous pouvez aussi mettre en place des rappels automatiques pour éviter les oublis de dernière minute. Résultat: moins de courriels à gérer pour l’organisation des rencontres et plus de temps pour vous concentrer sur vos projets. Un système bien rodé vous permet également d’offrir une expérience plus agréable et fluide à vos clients.</p>
<h2>L’accueil des nouveaux clients</h2>
<p>Si vous recevez souvent les mêmes questions lorsque vos prospects vous approchent pour la première fois, vous pourriez économiser du temps en automatisant vos réponses. Utiliser un formulaire de contact qui demande des informations précises vous permettra d’envoyer des informations pertinentes à chaque client potentiel, personnalisant ainsi leur expérience. Ce formulaire peut par exemple déclencher l’envoi automatique d’un courriel de bienvenue, dans lequel vous partagerez vos modalités de travail, vos délais habituels ou encore un lien vers une FAQ. Vous pouvez aussi proposer un lien vers un calendrier de rendez-vous ou un formulaire plus détaillé pour récolter des informations supplémentaires avant votre première discussion. Ce système d’accueil structuré vous fait gagner du temps tout en valorisant l’aspect humain de votre service.</p>
<h2>Les publications sur les réseaux sociaux</h2>
<p>Publier régulièrement est essentiel pour conserver votre visibilité sur les réseaux sociaux, mais cette tâche peut vite gruger beaucoup de temps. L’automatisation des publications réduit aussi les risques que vous vous retrouviez à faire défiler votre fil d’actualité sans trop comprendre comment vous vous êtes rendu là. Préparez plusieurs publications d’un seul coup et utilisez un outil comme le Business Manager de Méta ou Hootsuite pour programmer des semaines de contenu à l’avance. Cela vous permettra de publier sur les réseaux sociaux aux heures optimales sans avoir à interrompre la tâche en cours, même lors de vos périodes les plus chargées. Vous maintiendrez ainsi votre présence sans effort quotidien et resterez davantage dans l’esprit de vos clients potentiels.</p>
<h2>La récolte d’avis clients</h2>
<p>Les témoignages et les <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/limportance-des-avis-clients-lorsquon-est-travailleur-autonome" target="_blank">avis clients</a> sont essentiels pour bâtir votre réputation. Mais il n’est pas toujours facile de les obtenir. Une fois le projet terminé, vos clients passent souvent à autre chose sans prendre le temps de donner leurs impressions. Ce n’est pas par mauvaise foi, mais simplement par oubli ou parce qu’ils ne réalisent pas à quel point leur retour peut avoir un impact sur votre entreprise. La mise en place d’une automatisation qui envoie un courriel à la fin de chaque mandat pour rappeler à votre client de laisser un avis vous aidera à en récolter davantage. Vous pourrez ensuite les afficher sur votre site Web et vos médias sociaux ou les intégrer à vos offres de service. Vous pouvez aussi les inviter à partager leur expérience sur votre fiche Google Business, ce qui renforcera votre crédibilité en ligne.</p>
<p>Des outils comme Senja ou Endorsal facilitent la collecte des témoignages et les regroupent tous au même endroit.</p>
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<p>Automatiser certaines tâches administratives et marketing est une solution simple pour reprendre le contrôle de votre temps et alléger votre quotidien. Que ce soit pour envoyer des factures, planifier des rendez-vous ou récolter des avis clients, vous avez maintenant plusieurs pistes pour optimiser votre workflow et celui des équipes avec lesquelles vous collaborez. Si nous avons ici abordé les automatisations qui s’appliquent à la grande majorité des entrepreneurs, sachez qu’il existe aussi des possibilités propres à chaque métier. </p>
<p>Vous aimeriez découvrir d’autres astuces pour simplifier la comptabilité de votre entreprise? Jetez un coup d’œil aux fonctionnalités de la plateforme <a href="https://fr.momenteo.com/" target="_blank">Momenteo</a> et voyez comment elles peuvent vous faire gagner encore plus de temps!</p>
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<p>Roxane écrit depuis toujours et rêvait de vivre de sa plume. Maintenant rédactrice web, réviseure et autrice, on peut dire que c’est mission réussie!</p>