La conservation des documents comptables: ce que vous devez savoir
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<p>La conservation d'archives volumineuses contenant les factures et documents comptables de votre entreprise peut rapidement devenir encombrante. Certains documents sont importants pour l'administration fiscale du Québec, et nécessitent une conservation et une protection adéquate. Mais pour quelles raisons et combien de temps faut-il les garder? Il est essentiel de bien comprendre les durées légales de conservation selon le type de document. Voyons voir ça de plus près.</p>
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<h3>Les documents comptables à conserver pendant au moins 6 ans</h3>
<p>Depuis de nombreuses années, les entreprises canadiennes sont tenues de conserver certains documents pendant une période d'au moins 6 ans. La loi de l'impôt sur le revenu autorise la conservation de ces documents sous forme papier ou électronique. Vous pouvez utiliser un logiciel d'impôts et de comptabilités à cette fin.</p>
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Voici quelques exemples de documents et registres comptables que vous devez conserver légalement :</p>
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<p>Les relevés quotidiens des revenus avec les factures et les rubans de caisse.</p>
</li>
<li>
<p>Les relevés quotidiens des dépenses avec les chèques annulés ou oblitérés, ainsi que les reçus de dépenses.</p>
</li>
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<p>Un registre des déplacements professionnels et des dépenses liées aux véhicules de l'entreprise, accompagné des pièces justificatives et des renseignements relatifs à l'usage.</p>
</li>
<li>
<p>Les factures des cartes de crédit d'entreprise.</p>
</li>
<li>
<p>Les registres contenant les noms des employés, leurs salaires et les retenues effectuées sur leur salaire.</p>
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</ul>
<p>Il est donc obligatoire de conserver tous ces documents d'entreprise durant une période de 6 ans selon la loi applicable. Le calcul de cette durée commence à la fin de l'année fiscale à laquelle les documents se rapportent. Par exemple, les déclarations de revenus de l'année 2022 doivent être conservées jusqu'en 2028 inclusivement.</p>
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Pourquoi conserver ses documents comptables pendant six ans?</h3>
<p>Durant cette période, les entreprises doivent pouvoir fournir tous les dossiers, pièces justificatives et renseignements demandés par l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour la partie fédérale ou par Revenu Québec pour la partie provinciale. En cas de vérification de votre déclaration d’impôt corporative, ces organismes fiscaux pourraient avoir besoin de justificatifs.</p>
<p>Il est également obligatoire de conserver toutes les pièces justificatives permettant de vérifier les informations contenues dans vos registres, comme les factures d'entreprise (entrées d'argent et dépenses). Plusieurs outils numériques peuvent faciliter la gestion documentaire, notamment la conservation des pièces justificatives, des registres et des déclarations fiscales. Parmi ceux-ci, il y a <a href="https://fr.momenteo.com/" target="_blank">Momenteo</a> qui permet de regrouper ses factures et ses reçus au même endroit. </p>
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<h3>Existe-t-il des documents comptables à conserver indéfiniment pour les entreprises?</h3>
<p>Même si la durée de conservation légale des documents d’entreprise, qu’ils soient financiers, fiscaux ou relatifs à la gestion, est généralement de 6 ans, il est recommandé de conserver certains autres documents pendant toute la durée de vie de l'entreprise.</p>
<p>Voici quelques exemples de documents d'entreprise que vous devriez conserver indéfiniment:</p>
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<p>Les actes notariés.</p>
</li>
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<p>Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.</p>
</li>
<li>
<p>Les certificats d'actions et de transferts d'actions.</p>
</li>
<li>
<p>Tout autre document justifiant une entrée dans le grand livre.</p>
</li>
</ul>
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Enfin, en cas de dissolution de la société, la loi impose de conserver les documents originaux et les registres pendant un délai minimum de deux ans afin d'assurer la protection légale et la traçabilité des dossiers.</p>
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<h3>Existe-t-il des documents à conserver sur demande des entités gouvernementales?</h3>
<p>Il existe des situations exceptionnelles où l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou Revenu Québec peuvent vous conseiller de conserver certains documents d'entreprise au-delà de la période légale de 6 ans.<br />
Si cela s'applique à votre cas, un représentant vous contactera directement ou vous enverra une lettre par courrier recommandé pour vous informer de cette exigence. Lors de cette communication, la nature du document d'entreprise ainsi que la durée de conservation demandée vous seront précisées.</p>
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Comment trouver un professionnel pour vous accompagner dans la gestion de vos documents fiscaux?</h3>
<p>La conservation des documents comptables, fiscaux et administratifs est une obligation fondamentale pour toute entreprise québécoise souhaitant répondre aux exigences légales en matière de gestion et protection de l'information.</p>
<p>En général, il est recommandé de conserver les documents d'entreprise pendant au moins 6 ans, mais il existe des exceptions qui nécessitent de les conserver plus longtemps, voire indéfiniment.</p>
<p>La connaissance de vos obligations fiscales vous permet de répondre aux besoins de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec en termes de registres. Cependant, il peut être utile de faire appel à un professionnel de la comptabilité pour assurer une bonne gestion des délais de conservation, des obligations et des déclarations liées à votre entreprise.</p>
<p>Si vous avez des questions concernant les lois et les réglementations fiscales au Québec et au Canada, n’hésitez donc pas à contacter <a href="https://www.bankeo.ca/" target="_blank">Bankeo</a> si vous souhaitez trouver un comptable adapté à votre réalité d’entrepreneurs pour vous aider dans ce processus.</p>
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